利用清单的专注力

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有一种文件你可能使用得还不够多,那就是清单。对于所有需要做的要动些脑子的事情,你应该有一份能够帮助自己更快完成这件事情的清单。出差前的行李打包就是一个例子。很可能你每次都需要准备相同的东西,那为什么不做一份清单,让这个过程更快些呢?你甚至可以分配别人来做这个打包的工作。这里是我主清单的一部分:

袜子 积分卡

T恤衫 地铁卡

内衣 驾驶执照

手帕 通讯录

裤子 日记本

鞋办公装备

衬衫 荧光笔

运动夹克 折叠文件

外套 名片

套头外衣 手机

游泳裤手机充电器

手表 笔记本电脑

行程表磁盘驱动器

票笔记本电脑适配器

护照 磁盘(包括需要进行的项目)

在打包之前,我要决定自己将会需要多少衣服(3天的行程=3双袜子),划掉清单中不适用的物品(如果酒店没有游泳池,那么就不需要带泳裤)。然后按照清单中的其他内容进行收拾,这样收拾行李整个过程只需要几分钟。

对于工作上会反复做的事情,清单的作用也非常大。比如,你可以准备一份清单,把每次写新闻稿需要涵盖的内容都列在上面。

商务清单

由吉恩·马克思(Gene Marks)编辑、亚当斯媒体(Adams Media)公司出版的《街头小生意清单手册》(the Streetwise Small Business Book of Lists)一书提供了一个绝佳的清单来源,书中介绍了成千上万个帮你削减成本、增加收益以及刺激盈利的清单。

其他一些需要用到清单的场合包括准备以下事项:

■介绍

■网络事件

■访问

■谈判

这种清单能够让你更容易地把自己之前一直在做的任务分配给其他人,因为清单能够帮助确认接手工作的人不会忘记或者忽略任何重要的步骤。同时,制作一张你委派任务的清单,表明任务由谁负责做,什么时候做以及要取得什么结果。你可以每天检查清单,定期和清单上的人进行核实以保证任务将按承诺完成。

“清单能够让你更容易地把自己之前一直在做的任务分配给其他人。”

另外一份需要随身携带的清单是,当问题出现时你可能需要的联络人电话。这可能包括电脑维修服务、软件咨询、中介公司、送货服务、运送色剂盒以及其他办公用品的商店,等等。事实上,最好在清单上写出至少两个联系人的电话。众所周知,问题总是在最不合时宜的时候发生,这时你肯定不想因为慌乱地四处寻找帮助而浪费更多时间。