待办清单中需要做的事和不需要做的事

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最常用的清单是每天的待办事项清单。这是一个很棒的工具,但却常常被误用。它不应该是你在未来数天或数礼拜中要做的所有小事的集合。一定要先做一份下周所有需要注意事项的总清单,但每日清单应该仅包括你在当天需要完成的任务。好的经验法则是一天中最多专注于6件事情。

如果你发现自己不得不重复地把一张清单上的任务挪到另一张清单上,这说明你对自己在可用时间内所能完成的任务并没有现实的考虑。每天都不能按时完成任务的挫败感将耗尽你的精力。一个能够解决问题的方法是将80/20法则运用到你的待办清单中。

首先依惯例制作你的待办事项清单。对大多数人而言,这个清单是他们应该做的、想要做的或者能够在那天做的,不是他们真的想要在那天做的所有事情的组合。

从现在开始,把那种清单作为你的清单第一稿。利用这份清单凭直觉说出所有你可能会做的事情。然后仔细察看清单,从每10个项目中选择两个会给你带来最大价值的项目,只选两个。

只有你能够对“价值”进行定义,因为这只对你适用。通常人们会将价值解读为能带来最多财富的东西,但如果你的办公室混乱得无法处理重要工作,那么整理办公室可能就是你所能做的最有价值的事情。

如果你一开始有10件或者更少的事情需要处理,那么现在你首先需要处理的就只有两件事。如果你开始时有20件事情需要处理,那么现在减少到4件,你还必须再重复这一过程:这4件事情中(或者6件,或者其他可能的数字),哪两件会给你带来最大价值?

如果可能的话,先做这两件事。这可能会需要一点意志力,因为通常最重要的任务都不是最有趣的事。把它们先放在一边,做些不那么费神的事情来暖暖身,或者根本不去做这些事,或者采用其他一些看似合理的做法要容易得多。等到热身完毕,我们会突然发现还有些其他事情需要关注,我们真的必须再查看一遍邮件,然后接个电话……不知不觉中(一天结束时),你忽然意识到不得不把那些关键的事情转移到明天的待办清单上。

首先处理真正有价值的任务的意思是把这些事情做完。这会让你这天之后的时间轻松不少,你将因为这么早就完成这些事而感到压力小很多。有时我们会逃避做那些最有价值的事情,因为这些事看起来很复杂、很难完成。在这种情况下,把大任务分解成小任务,直到形成你可以在45分钟之内完成的任务块,然后一点点向着更大的任务进军,你很快会意识到自己有很大进步。

如果你无法首先做最重要的任务,那么至少交替做一个容易快速完成的任务以及一个有些困难但却重要的任务,这样来保持前进。不过最好还是能花一个礼拜的时间先做最重要的任务。到这星期结束时,这么做的好处将会非常明显,你会觉得更有动力,从那以后你会觉得做起来越来越顺手了。

如果你喜欢每件事情都能被看到,你也可以把每项任务写在便利贴上,贴到墙上,等这些任务完成之后,再把便利贴拿下来。把这些便利贴作为你已完成任务的工作记录保存起来。

保留那些清单!

把旧的待办事项清单放在一个文件夹或者文件盒里,至少保存一年时间。如果你需要记起开始新项目或者电话会谈的时间,这些清单将会有所帮助。

总是在身边放一份待办事项清单。你可以在索引卡上手写或者打印一份迷你清单,把这份清单放在口袋或者包里。那样当你参加会议或者外出时,就不会忘记你在当天所需要完成的任务了。

最后,在清单中安排一些休息和反思的时间,哪怕一天中只有一到两次的15分钟也行。像对待清单中其他任务一样严肃地对待这件事,如果清单上的其他任务花费了比你想象中要长的时间,休息和反思的任务不应该成为首先被牺牲的选项。记住,当今世界要想成功,你应该更聪明地工作而不是更努力地工作。更聪明的工作是洞察力和创造性思维的产物,这需要时间和思考。