第12章 如何驯服“邮件怪兽”

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现在你已经熟悉了如何处理过量信息和文件工作,但现在还有一个令每个人都无比烦恼的失望之源:电子邮件。一方面,它是世界各地人们即时沟通的杰出方式,它对我们的工作产生了革命性的影响。另一方面,你所收到的垃圾邮件和大量的合法信息,也会让你感到非常烦恼,它能轻而易举地占用你的时间和精力,让你无法做本该做的事。不仅如此,发送电子邮件的过程也会充满陷阱。在本章,你将找到使电子邮件成为正如其所设计成的最伟大工具的最好策略。

控制时间

除非你负责了,比如说,保卫自由世界的任务,你真的需要在收到每封邮件后立即阅读邮件吗?并非如此。如果真那样的话,设定每天察看邮件的次数。你头脑中是否已经有这样一个数字?很好,把这个数字减去一半。很少有人真的需要每天察看邮件4次以上,3次或2次会更好。作为初学者,尝试根据下面的安排来查阅邮件:

■早上刚坐到办公桌前

■午餐之后

■快下班前一小时

如果你有立即回复邮件的习惯,担心如果忽然改变做法,人们会好奇发生了什么事,那么你可以开启自动回复功能,就像你不在办公室时所可能做的那样。回复的内容可以是,“为了提高我服务您的工作效率和能力,我会在上午9点、下午2点和5点定时察看邮件。如果有事需要我的及时关注,请拨打×××(电话号码)和我取得联系。”那些确实有急事的人不会感到失望,一般来说,电话是处理特别紧急事情的更好办法。你将发现其实真正紧急的事情实在少而又少。

保持专注

如果你无法坚持设定次数,另一个方法是在不同任务的间歇察看邮件。如果你在工作期间察看邮件,这会使你无法集中注意力。