是否有日程和时间限制

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如果暖身闲谈似乎是让大家把注意力从几分钟之前从事的事情中抽离出来的会议必需部分,那么为这个闲谈设定一个时间限定。你可以在会议室中来回走动,让每个人都有几分钟时间来谈谈他们工作得怎么样。如果有人超过了时间限制并且没有停下来的迹象,主持人必须解决这个问题。

快速会谈的诀窍

■如果可能,让人们到你的位置上。

■保持凉爽的室温,使参会人员保持警觉。

■对于一对一的会谈,在散步时开会。

最好在议事日程上注明讨论每项议题的时间限制。这可以通过计时器强制执行,计时器可以在项目讨论时间即将结束时发出信号。如果有项目明显需要花费更多时间,最好为其另外安排会议时间,而不是让这个项目扰乱其他项目的进程。当然这也意味着需要为整个会议安排一个时间期限。就像工作需要根据时间来做一样,会议也是如此。明白时间期限将会被强制执行,每个人都会集中注意力,在更短的时间里说出需要说的话。

“在午餐前一小时制定一个一小时会议计划。”

一个聪明的策略就是在午餐前一小时或者下班前一小时制定一个时间期限为一小时的会议。这样,每个人都会希望会议能够按计划进行。