第四部分 归纳总结

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第14章 如何应对最后期限和多项任务

专注于一件事情比多件事情要容易得多。但在现实生活中,一次仅处理一件事情对绝大多数人而言都只是一种奢望。本章讲述的正是怎样游刃有余地同时处理多项事务,以及确保项目按时完成的最佳技巧。

如何通过逆向思维反推工作步骤设定最后期限

对于最后期限,人们常会问起这样一个问题:“你是要做得好,还是要做得快?”在如今的工作环境中,答案当然是“两个都要!”如果你把我们之前提到的策略都能付诸实践,我想你很快就能把事情做得又快又好。而第一步就是需要确认你所认可的最后期限是合情合理的。

设定最后期限的最佳方法就是从目标开始反推工作步骤。从最后一步开始,推断到达最后一步你所需要做的上一步工作,如此反复,类推之前的每一步工作。比如你计划在7月15日举行一场为期一天的研讨会。以下是逆向工作的部分清单:

1.7月15日:研讨会

2.7月14日:向所有参加人员发送最终邮件确认时间、地点等。最后检查视频设备是否均已到位。与配餐供应部门就会间休息提供的咖啡甜点做最终确认。

3.7月12日:复印研讨会所需的所有宣传材料。

4.7月10日:再次确认已预订所需视频音频设备。

5.7月8日:向配餐供应部门预订茶点。

一般而言,所有项目都可以被分解成类似的步骤。如果是长期项目,而项目涉及一些不在你管辖范围内的人员,你可能无法为他们执行项目所需的每一步骤规定具体时间。即便如此,给每个步骤限定日期依然可以帮助你管理项目进程。为项目的每一阶段都预留富余时间。很多人在安排项目日程表的时候总是想当然地认为一切都会按部就班地进行,而实际情况是,每天都有很多意想不到的情况发生。说不定什么时候,就有人忽然得了流感,需要休息一周;或者某个供货商突然破产,让你措手不及;又或者意外发现一份印刷品里有个大错误,需要重做。正因为这许多不可预知的情况存在,我们的日程必须提前考虑这些人为和技术性失误的因素。如果真的奇迹发生,一切都很顺利,你提前完成了任务,那么,恭喜你!