有用的归档系统

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过去很长时间里,我都用带封面的文件夹对我的写作进行分类,比如“故事片”、“电视电影、”“情景喜剧”、“戏剧”、“非小说类图书”等。这样做的问题是,最后某些类别里会有很多文件夹,那么要找出某个特定的文件夹就意味着要查找很多文件夹。

现在我的替换做法是,对每个主要类别用一个字母进行标记。例如,A代表故事片,B代表电视电影,C代表情景喜剧,D代表非小说类图书,依次类推(哪个字母代表哪个类别完全是随机的,如果所有字母都用上了,你可以使用些字母的组合,例如AA、BB等。)我所使用的例子和关于写作的项目文档有关,当然你可以调整类别使其和你的工作相关。

给每个类别中的文件夹编定一个特定号码,使分类看起来像这样:

A 故事片(类别标题)

A1《超级鲍勃》(Superbob)(这是适合该类别的项目标题)

A2《疯狂!》(Mad!)

A3《分崩离析》(Coming Apart)

A4《无价之狗》(Million Dollar Dog)

A5《转化》(Switch)

下一个类别,电视电影,用下一个字母:

B 电视电影

B1《我会不会骗你?》(Would I Lie to You?)

B2《鱼和单车的故事》(The Fish and the Bicycle)

B3《一无所知》(At Sea)

下一个类别,情景喜剧,用字母C:

C 情景喜剧

C1《热点》(Hot Spot)

C2《你想要什么》(What you wish for)

C3《奇异的人生》(Strange Life)

建立新的文件夹时,给这个新文件夹标注一个合适的字母,以及该类别下的一个数字。整理出一份总清单放在手边,这样你就不需要在找文件夹的时候每次都重新查看一遍所有文件夹。假设我正查找有关情景喜剧的手稿,我的清单显示它的位置是C3,我就能轻而易举地在架子上找到它。我把这份总清单在抽屉和电脑里各放了一份,我的助理也有一份。我们随时会对这份清单上的内容进行更新,先是手写更新,然后大概一个月左右会打印出一份更新后的文件。

这个系统的唯一缺点在于,当分类里的内容太多时,架子上的所有东西都必须挪出一些。