发送邮件时该做的以及不该做的

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想知道在发送邮件时该做些什么,最简单的方法就是尽量避免别人做过的所有让你觉得厌烦或者浪费时间的事情。这里有些具体的方法让别人喜欢收到你的邮件。

■在主题中写出信息。如果邮件的主题是你想要对方执行当天早上讨论过的采购事宜,不要在主题中写“回复:购买新打印机”,然后在邮件主体中写更多的东西。只要在主题栏中写明“请采购我们今天上午所讨论的打印机”,邮件正文部分不需要写任何内容。这将节约时间,同时树立一个令人赞赏的简洁邮件的榜样。

■不用电子邮件传递敏感信息。如果你不得不告诉别人他们的工作做得不够好,甚至他们被解雇了的信息,这种内容不适合通过电子邮件来表达。去找那个人谈话或者至少打个电话。永远不要在电子邮件中传递任何小道消息或者谣言。电子邮件很容易被打印出来,也经常会被打印出来。如果你不想自己说过的话在办公室里永远流传,那就不要用电子邮件发出去。我们总能听说一些愚蠢的人因为自己在邮件中所说的话而丢掉工作或者感情的事。出于某种原因,我们认为这种事情不可能发生在自己身上,这和他们过去所认为的情况一样。

■别用邮件承认自己的错误。同样,这也是敏感的事情,最好能在会议上解决。电子邮件的一个缺点是它无法表达出情感上的不同,就算你使用笑脸或者皱眉的图标也无济于事。任何带有情感内容的信息最好能用其他方式处理。

■在邮件开头简明扼要地概括邮件内容。一封以“不,这不是个好主意”开头,然后继续解释为什么这不是一个好主意的邮件,如果收信人根本不了解“这”指代的是什么,这种写法就毫无意义。记住你的邮件可能会是别人50或100封邮件中的一封,所以别指望收信人记住“这”指的是什么,别让他们再重读之前发给你的原始邮件。最好你的标题就已经告诉他们这封邮件是关于“重建接待处”,更好的做法是,标题就能告诉他们,“重建接待处,我不同意”。然后,如果有必要的话,邮件的正文可以列出你不同意的三个理由。

■别忘记附件。我们都经历过这样的事情:我们写了一封标明带附件的邮件,但却忘记粘贴附件,于是不得不写一封致歉邮件,再发送附件。简单的解决方法:养成在写邮件之前粘贴附件的习惯。

■尽量具体地说明你希望收信人所做的事。如果你正发送一封要求收信人采取行动的邮件,尽量明确地说明你要求他们做的事,如果可能的话,写出截止日期。

■如果你正处理多个项目,每个项目单独发送邮件。这样更有利于收件人对你的邮件进行分类,并归入适合的文件夹中。

■像对待手写邮件一样尊重并严肃对待电子邮件。商务信件无需使用彩色背景、表情符号,不能有错误的语法或标点符号。你的电子邮件发送了关于你和你形象的第二信息。