邮件选择3:处理邮件

07-06Ctrl+D 收藏本站

关灯 直达底部

对于剩下的邮件,你可以使用和前一章推荐的真实文件夹相同的虚拟文件夹系统。任何你需要当天处理的邮件都可以归入标记有当天日期的文件夹,然后你可以安排最适合自己的时间来处理这些邮件。一般来说,最好能集中处理这些任务,而不是一件件地处理。如果这件工作并不紧急,你可以把它归入标有其他日期的文件夹,到时再进行处理。如果有些事情需要一个多月以后再去关注,你可以把它归入那个月份的文件夹内。

如果你正同时处理多个项目,那么你可能需要为每个项目建立单独的系统。当你为第二天的待办事项清单作计划时,你可以迅速查看那天的文件夹并相应做出安排。如果你想更直接地看见要做的事,一个替换做法就是为每个项目单独准备日程表,然后把工作记录在日程表上。

你可能已经有自己喜欢的对邮件进行分类和归档的方法,那很好!主要目的是不要让邮件累积到100封或更多,否则你每次打开收件箱都要重新查看一遍。

有几类邮件特别麻烦。

■永无止境的信息。有句名言曾帮助过很多人,包括马克·吐温和亚伯拉罕·林肯。那是一封长篇书信的附言,它这样写道,“很抱歉我写了如此长的一封信,因为我没时间写一封短的。”你也许认识喜欢写长信的人,如果这些信能短点会更好。如果可以的话,你可以建议他们在邮件开头把邮件将要提到的关键点简明扼要地提出来。如果他们习惯给你发一些包含以前邮件内容的信件,要求他们对之前的内容进行总结。如果这些没完没了的邮件是你老板写的,你可能就不得不忍耐一番了。但你可以使用浏览印刷品时使用的相同技巧:先看第一段和最后一段以及每段的第一句话。通常这样就足以让你了解邮件的主要思想。

“艺术之真谛,表达之荣耀,文字之光芒,唯简洁而已。”

美国诗人沃尔特·惠特曼(Walt Whitman,1819—1892)

■不应发出的邮件。你可能发现自己会收到一些情绪化的邮件,信里的一些内容显然是头脑发热或者酒后的胡言乱语。如果你很仁慈,最好的举动就是假装你从未收到过这封邮件,或者几个小时或一天后给发信者回复邮件,表示你的收件箱中有一封他们发来的邮件,但你无法打开这封邮件。他们也许会看穿这个策略,但他们还是会永远感激你。