如何管理多个项目

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很少有人能够享受一次只做一个项目的奢侈待遇。事实上,如果真的这么做了,很多富有创造力的人们一定会觉得枯燥至极。无论是你自己的选择还是他人的要求,你很可能必须要同时应付多个项目。令你难以想象的是,你可以利用它,使其成为自己的优势。要想让这种方法发挥作用,你需要做几件事:

■如同前文提到的一样,为每个项目制定目标地图,标明你想要实现每一步骤的时间。通过这种方式,你可以对项目进行排列,从而了解自己在某个星期、某天中所需要完成的任务集合。

■把所有相同的活动安排在一起,按照活动而不是项目来给自己制定日程表。假设有两个项目需要你进行一些网上研究和拨打电话,先做完所有的网上研究再拨打电话和先在网上研究项目A,随后拨打项目A所需要打的电话,接着在网上研究项目B,然后再拨打项目B所需要打的电话相比,前者会使你的工作更有效率。

■对于一个项目,无论你正在学习或者经历些什么,主动寻找能够运用到其他项目上的方法。这并不要求所有项目都是相似的;事实上,通常最具创意的解决方案都是人们把一种情况下的有效方法运用到另一种情况时产生的。比如,麦当劳开发出的标准流程相关课程现已被其他众多行业采用。

■利用一个项目中的间歇时间来促进另一个项目的进展。当你到达一个无法让项目继续前进的节点时,可能因为你正等待别人的帮忙,这时你很容易转移到80%的那些低价值活动中。如果休息时间到了,一定要休息,这会是查看其他目标地图的好时机,看看在等待的过程中你可以做些什么。值得注意的是,这并不是广受质疑的多工作业。结果毋庸置疑,当我们试着同时做两件事情时,我们没法把其中的任何一件事做得跟我们倾注全部精力做一件事情时一样好。